Xerox участвовал в создании электронной версии Государственного архива Калининградской области
Корпорация Xerox приняла участие в создании электронной версии Государственного архива Калининградской области. Для этого были использованы программные продукты «Ксерокс: СПВД», «Ксерокс: Электронные архивные фонды», разработанные инженерами корпорации.
Совместная работа Государственного архива Калининградской области и Xerox
Целью создания электронной версии архива стало повышение эффективности работы учреждения и повышение качества информационного обслуживания юридических и физических лиц. Внедрение проекта значительно упростило доступ к документам архива и повысило уровень их сохранности.
После реализации проекта у сотрудников и посетителей архива появилась возможность быстрого поиска документов в научно-справочном аппарате архива. Это позволило упростить технологию получения информации о единицах хранения и сократило время работы с архивными файлами за счёт отказа от бумажных описей.
Важным этапом реализации проекта стала организация доступа посетителей читального зала к электронным архивам. Теперь посетитель читального зала может воспользоваться электронной версией архивной описи для того, чтобы найти нужные ему документы, и составить требование на их получение. Заведующий читальным залом, получив требование, обеспечивает доступ к электронным версиям необходимых электронных архивов из виртуального кабинета исследователя.
Создание электронного архива позволило удалённо работать с фондами, представленными на сайте архива. Эта опция удобна для исследователей из других стран и регионов, которые не имеют возможности посетить читальный зал. Для получения искомой информации такие пользователи должны заполнить электронное требование и отправить его на имя заведующего читальным залом. Отобранные документы будут размещены в виртуальном личном кабинете пользователя на сайте архива.
Благодаря усилиям Xerox перед пользователями архива открылись новые перспективы. Однако работа по созданию электронного архива на этом не заканчивается, так как в ближайшее время специалистам учреждения предстоит перевести в цифровой формат огромный массив архивных материалов. Это позволит снизить темпы износа бумажных документов и обеспечит их доступность для пользователей.
Совместная работа Государственного архива Калининградской области и корпорации Xerox позволила создать и внедрить многоплановую информационную систему, которая соответствует требованиям современного архива.
Для справки: Государственный архив Калининградской области входит в число самых «юных» архивов России, обладает богатым комплексом исторических документов. Документы архива вызывают интерес как российских, так и зарубежных исследователей.
Проект по созданию электронной версии Государственного архива Калининградской области был включён в программу развития культуры Калининградской области на 2007-2013 гг.
